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          PMS(Project Management Software) 百科釋義

          一、什么是項目管理?
          項目管理是將數據、技能、技術工具和調度技術用于項目活動或任務,以計劃、啟動、執行、監控和關閉項目。

          與常規管理的主要區別在于,項目管理的可交付成果取決于時間、預算和工作范圍。 項目管理有許多技術和方法,但無論是傳統的、瀑布式的、敏捷的還是精益的模型,該學科中都有一些結構是有保證的。

          二、什么是項目管理系統?
          項目管理系統在當今世界是絕對必要的,甚至在新冠疫情傳播之前也是如此。這種工具的關鍵組件是什么?

          項目管理系統允許您集中某個項目的日程安排、項目計劃、成本控制、預算、實時團隊溝通和協作。

          這些類型的工具以清晰而簡單的方式幫助解決各種復雜的 項目管理,例如管理資源、人力和金錢以及任務管理。根據軟件的精細程度,它甚至可以提高 項目管理 的決策能力:允許對整個畫面有一個清晰的視圖,從而幫助識別工作流程中不符合功能的元素,是什么導致了創建瓶頸,甚至定價是否準確。

          技術已經取得了長足的進步,隨著市場對勞動力的需求增加,新的軟件和學科出現是很自然的。勞動力變得更加基于服務,復雜的項目成為常態,團隊每天都更加協作。自從 1910 年代甘特圖出現以來已經有很長一段時間了,它的基礎今天仍然相關,項目管理系統通常具有甘特圖功能,但最好的將其原理與用戶友好的界面相結合。

          無論項目管理系統是基于甘特圖、敏捷還是瀑布方法,研究該工具的重要方面是檢查其主要功能,看看它們是否最適合范圍和類型工作的。

          三、項目管理系統的主要功能是什么?
          項目管理 軟件用于多個不同的行業和細分市場,并且有多種選項可供選擇。 盡管存在某些差異和格式可供選擇,但它始終不變的主要目的是:在項目中順利實現任務和主要目標的規劃和跟蹤,同時關注資源和利益相關者。

          然而,今天的管理軟件已經發展得如此之多,它們不僅有助于規劃和執行任務以滿足最后期限,而且還有助于做出更準確的估計和監控項目成本。 這些是任何項目管理系統應該具有的主要功能:

          1.任務管理
          為了促進項目規劃,它必須提供設置時間表、分配項目任務和描述每個單獨任務如何相互交互的可能性。 這些任務被指定為截止日期和狀態報告。 作為簡化團隊之間協作的一種方式,這些項目管理解決方案包括一個中央文件存儲庫,每個利益相關者都可以在其中訪問它們,從而改善團隊協作。 這通常涉及文件共享、消息傳遞,甚至可能包括看板樣式區域。

          2.時間跟蹤
          這似乎很明顯,但時間管理和控制是必要的,也是項目計劃的關鍵部分。 此外,我們不能忘記一個項目必須具有成本效益,才能算作一項富有成效的努力。 必須考慮團隊的工作時間,這是最重要的。 如果注冊的小時數提供一個自動化系統,軟件會為每項任務分配估計的時間范圍,那就更好了。

          此外,一個真正有用的項目管理工具是允許根據每個成員的生產能力分配資源,只有當軟件以自動方式實時跟蹤時間時才能知道這一點。

          3.指標板
          指標有助于決策。 例如,有關項目成本的信息是項目管理中最有價值的見解之一,因為它有助于了解項目是否會盈利,而無需考慮截止日期和客戶滿意度。 此類信息將使服務成本發生變化,并且還允許重新評估可能不值得提供的服務。

          四、項目管理系統的類型
          根據目標,可以根據功能、行業或用作基礎的項目管理工具來組織項目管理系統。 讓我們評估 3 個不同的類別:

          根據 OGC 的 P3O 指南,可以根據用戶效用及其彼此之間的聯系來劃分 項目管理 軟件。

          1.個人
          單獨的 項目管理 軟件由單個項目經理使用,它可以采用電子表格的形式,或具有 項目管理 所需的所有項目管理系統工具的簡單應用程序。 它可以安裝在整個組織中,但不同的人在此用戶界面中彼此沒有聯系。
          2.協作的
          協作軟件的工作原理是將整個團隊聚集在一起,通常有一個獨特的規劃數據源,但其他項目團隊成員可以訪問、查看和處理它。 這通常是可定制的,以免踩到彼此的腳趾。 這些系統可能更多地屬于低技術范圍,但如果它適合組織的需求,那就沒問題了。 軟件不需要華而不實也能正常工作。 但這些工具一次只能用于一個項目,即使多人同時使用。 無法鏈接來自多個項目的數據對于此類工具來說是一個巨大的挫折。
          3.融合的
          對于同時執行多個項目的公司來說,集成軟件是最好的項目管理系統。 來自當前和以前努力的數據是相互關聯的; 由多個在不同領域工作的團隊訪問的單個大型機。 每個團隊成員都可以訪問有關其項目的信息。 這些 項目管理 工具通常具有集成數據和信息的功能,允許在儀表板式界面中觀察多個項目。 基于服務器的應用程序允許自定義訪問權限,從而為每個項目或每個任務創建授予權限的登錄。 它們通常涉及投資組合管理、任務依賴、時間跟蹤、應用內消息傳遞和調度。 他們的用戶界面通常是友好的,并允許區分幾種類型的項目,在某些情況下甚至會附帶一個移動應用程序版本。


          五、如何選擇項目管理系統
          一個工具應該支持一個 項目管理,如果它是一個負擔,那么它就不能正常工作。選擇錯誤的軟件會使工作變得更加困難。為了整合正確的工具,人們必須清楚地了解該軟件必須滿足的需求。

          第一步是定義公司需求,以及當前系統出現故障的具體位置。編寫 項目管理 軟件中需要存在的功能列表很重要;您是否需要自定義、訪問授予選項?您是否必須使用報告工具?是否需要支持各種類型的項目?另一個重點是檢查解決方案是否與當前的工作流程方法兼容。這甚至可能是檢查當前系統和評估實際操作的機會。

          誰會使用這個工具?它僅適用于內部人才,還是可供客戶和外部利益相關者使用?如果是這種情況,那么它需要專業和用戶友好。在這種情況下給出的反饋為客戶體驗增加了很多價值。

          六、什么是項目管理生命周期,為什么它很重要?
          項目有時會變得錯綜復雜且難以遵循。 不同的領域同時處理不同的任務,這可能導致子任務和可交付成果重疊。 項目是一個活動網絡,包括不同的定義階段,項目管理的生命周期包括:概念和啟動、計劃、執行和監控。
          1.啟動
          在啟動階段,項目經理在廣泛的層面定義項目,從商業案例開始,研究提案是否有吸引力以及是否可以利用手頭的資源。如果需要進行可行性測試,將在此階段進行。這個階段的一個有價值的輸入是項目管理系統在之前完成的工作中收集的數據。有了這些信息和一點經驗,即使沒有商業智能學位,也可以計算提案的盈利能力。此外,如果他們同時進行多個項目,則可以檢查項目團隊的可用性,這非常方便。利益相關者也將提供他們的意見。如果提案獲得批準,則會生成項目啟動文件,其中劃定了項目所需的目的、利益相關者、業務需求和資源。有一些項目管理工具包含用于此目的的模板。
          2.規劃
          規劃是主要階段,包括為利益相關者勾勒出清晰的任務路徑?,F在是確定團隊目標的時候了。一個很好的目標設定方法是堅持 SMART 原則,這些目標需要是:

          1)具體——誰將執行每項任務或子任務必須明確。
          2)可衡量——每個人都必須堅持同樣的質量和成功大炮。
          3)可得性 – 選擇主要目標和征服它的步驟。
          4)現實——工作范圍需要對所有相關方都可行。
          5)及時——為完成這些目標設定一段時間。
          計劃包括生成衡量績效的基準、使用其成本、關鍵可交付進度和實際工作范圍。這很重要,一種可以沿途檢查并確保項目按計劃進行的地圖。此時應明確說明職責、角色和工作分解時間表,以確保每個相關人員都了解自己的責任。以及溝通計劃,如果涉及自由職業者和外部人才,則至關重要。該計劃還應包括道路上可能的顛簸,例如不斷變化的需求或客戶的更正和審查。
          3.執行
          項目執行看到可交付成果的完成。 此階段從分配職責和任務開始,然后過渡到狀態報告、會議、績效更新和整體發展。 項目管理指導和管理項目的執行并建立跟蹤系統。 如果與開發團隊的狀態會議未按計劃進行,則可能需要更新項目計劃和里程碑。
          4.監控
          監控是確保正確開發可交付成果、績效并確認項目進展按計劃進行的手段。 項目管理 使用關鍵績效指標 (KPI) 來衡量項目的整體績效。 這些 KPI 通常涉及項目目標或目標,確保工作按計劃進行且未超出預算,從而可以查看團隊是否會在預計的時間內完成。 它們還可能涉及可交付成果的質量控制。 另一個重要的 KPI 是對項目變化的監督、已經或曾經面臨的問題、它們是如何解決的以及它們得到處理的速度有多快。 這些范圍的突然變化會受到密切監控,因為它們會影響項目績效。
          5.關閉
          完成項目,交付達到 項目管理 和客戶的質量標準是主要目標。 但在到達那里之前,還有一些工作要做,解除為這個有限項目創建的復雜網絡的武裝。 這意味著支付人才費用,與承包商結束工作,簽署并保存所有文件。 在這最后階段,質量管理至關重要,如果他們很聰明并充分利用可用的項目管理工具,他們就會對已完成的項目進行盤點。 資源規劃如何? 使用的工作方法是否正確? 團隊合作流暢嗎? 利益相關者對結果是否滿意,他們會采取不同的做法嗎? 時間跟蹤在這一點上很有價值,讓 項目管理 可以看到團隊更大的努力在哪里。 這構成了未來努力的寶貴數據。

          七、誰使用項目管理系統?
          真正的問題應該是:誰不使用項目管理系統?在當前的市場和行業中,很難找到一家不采用 項目管理 解決方案的大中型公司。 IT 部門、工程師、建筑行業、廣告和營銷機構、網頁設計師等都在使用這些系統。

          就像我們上面提到的,時間跟蹤有助于更好地了解所提供服務的盈利能力,并照顧工作流程和人才。

          如果一項任務通常需要大約 12 個小時才能完成,而我們有此信息,那么負責該任務的團隊成員和分配該任務的 項目管理 可以為其設定一個現實的截止日期。

          不僅項目經理使用這種軟件。團隊的每個部分都使用項目管理應用程序或系統,例如項目經理、創意人員、內部和外部利益相關者、C 級個人、行政人員,甚至客戶。

          假設有一個涉及大客戶的大項目。 項目管理 決定需要自由職業者,因為內部團隊的工作時間太多??蛻艚浝頇z查可交付成果并允許客戶有一定的反饋,因此他們對 項目管理 解決方案的某些部分的訪問受到限制,這是一個真正的益處,因為它改變了我們與客戶之間的關系,這種反饋是附加值。

          八、每種業務類型的項目管理系統示例
          最佳類型的項目管理系統將取決于業務規模及其需求。今天,有許多可用的選項可供選擇。您可能聽說過企業微信、飛書、華為Welinkl和其他適合小型或基本公司的不錯選擇。但是您必須知道區分每個人的影響范圍及其與您的流程和目標的兼容性。

          這就是為什么 COR 使用 AI 來加強其時間跟蹤功能和通過其智能建議自動上傳小時數的原因,用戶應該只接受這些建議。對于大中型團隊來說,它是一個出色的項目管理工具,特別是對于那些提供專業服務并需要解決收費時間和投入時間之間差異的公司。

          這是一個“一體化”工具,因為它包括任務和資源管理、智能甘特圖、每個任務的時間估計和實時盈利指標等關鍵功能。該軟件最好的部分是它的人工智能,它利用以前交易的注冊數據,生成每種服​​務類型的成本和利潤估計的預測。這極大地有助于確定公司提供的每個項目和服務的盈利能力。它成為真正的盟友,成為高風險業務決策的執行指南針。

          九、如何選擇項目管理系統
          到現在為止,您可能非常確定您選擇為您的公司或組織實施項目管理系統。但是,我們邀請您考慮會產生影響的某些方面或功能。該軟件不僅可以幫助您組織工作范圍并及時提供優質服務,還可以幫助您從數據中學習以及了解項目和客戶是否有利可圖。

          如今,在選擇項目管理系統時,最重要的問題是問自己該平臺是否能幫助您更好地了解可變成本,即投入的工時。毫無疑問,要想在每個項目的最后期限和資源估計、戰略性工作分配和盈利能力衡量方面取得成功,這是需要克服的最大挑戰。

          因此,在選擇項目管理系統時,問問自己:

          1.該軟件是否具有自動時間跟蹤或注冊功能?
          2.該軟件是否提供對我的客戶的訪問以鼓勵透明度?
          3.該軟件能否實時衡量每個項目的盈利能力?
          4.事實是,如今,技術為我們提供了巨大的優勢,如果有人知道如何利用它,他們將能夠從另一個層面控制自己的業務。因此,在為您的公司選擇項目管理系統時,請5.檢查它是否支持透明文化,是否快速高效,是否支持您的質量標準,以及它是否能保證項目對您的組織有利可圖。

          專業建議,盡管市面流行的項目管理系統可以解決絕大多數問題,但從公司長遠發展的角度,開發自己的項目管理系統似乎成了唯一的道路。但開發項目管理系統也會為項目增加不小的負擔,因此選擇低代碼平臺不失為一種明智的選擇,南京速優云采用低代碼平臺+定制的方案,保證效率的同時降低成本,一定會讓您耳目一新!

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